Gmail｜アーカイブが超便利なことに今更気がつきました

僕の会社ではメールのやりとりにGmailを使用していますが、ここ最近アーカイブがとても便利なことに気づきました。

これまで僕は、返信したり何かしらアクションが必要なメールは一旦内容確認してから、一旦 未読メールに戻す と言う手順を踏んでいました。

しかし、そうするとどんどん未読メールが溜まっていってしまい、どれが確認済みメールで、どれが未確認メールなのかがごっちゃになるんですよね。

また、どんどん未読メールが溜まっていくと、どのメールを優先して対応していけばいいのかがとてもわかりにくくなってしまいます。

そこで今回使用し始めたのがアーカイブと呼ばれる機能。

以前からアーカイブって一体何に使うんだろうと思っていましたが、色々と使い方を調べていくと、なかなか便利そう。最初はメールを削除する方法だと思っていたけれど完全に違いました…

アーカイブとは、アクションが必要なくなったメールを受信トレイから削除し、書庫に格納する機能。すべてのメール トレイにしっかり残っていますし、検索で引っかかります。

例えてみると 郵便ポスト＝未読メールのトレイ、机の上＝受信トレイ、そして書庫や押入れへしまう動作＝アーカイブといった感じです。

受信したメールは最初未読のトレイに入れられて、内容を確認すると受信トレイへ移動します。アクションが必要でなかったり返信済みで回答を貰う必要が無いメールはアーカイブすることで受信トレイからは消え去ります。

つまり受信トレイにはアクションや相手からの回答が必要なメールだけを残しておくことで、ToDo一覧として活用できるのです。

ただし現状僕の場合は、本当に緊急で対応が必要と考えるメールはこれまで通り一旦内容を確認した後に再度未読メールに戻して最も目につきやすい未読のトレイに入るようにしています。

Gmail使用している人はかなり多いと思いますが、みなさんどのような使い方をしているでしょうか。少なくとも僕の周りにはアーカイブをしっかり使いこなしている人は少なそう。まだまだGmailには隠された機能が多そうなので、どんどん改善していきたいです。

次はスヌーズを使いこなしたい…